Große Transformationen stehen auf der Tagesordnung von Unternehmen. Dabei werden hohe Geldsummen in neue IT-Systeme, sowie kurzfristige externe Unterstützung investiert. Allerdings werden die eigenen Mitarbeiter:innen auf diesem Weg oft vergessen bzw. verlieren Unternehmen diese. Für den nachhaltigen Erfolg von Veränderung müssen Unternehmen ihre Belegschaft in der Transformation mitnehmen und Vertrauen aufbauen. Vor allem müssen sie sicherstellen, dass Mitarbeiter:innen die Veränderung langfristig mittragen. Das zeigt auch das zentrale Ergebnis einer Studie von Argenti, Berman, Calsbeek und Whitehouse aus dem Jahr 2021 über Transformationen: >>Unternehmen haben bessere Chancen auf langfristigen Erfolg, wenn sie sich während Veränderungen auf ihre Mitarbeiter:innen konzentrieren.<< [1] Was sich zuerst selbstverständlich anhört, ist jedoch oft eine große Challenge.

Dabei haben fast alle Veränderungen die gleichen Herausforderungen und das Branchenunabhängig

Hier ein übliches Beispiel einer neuen Systemintegration, wie wir es alle kennen: Veraltete Systeme werden untragbar. Nach langen Diskussionen und zahlreichen Meetings verkündet der CEO: Es ist an der Zeit zu der einen Single-Software-of-Truth zu wechseln, die das Unternehmen rund um den Globus nutzen kann. Die Ankündigung wird zu einem Beschluss, der Handlung verlangt. 

Werden Manager nach ein paar Jahren gefragt, wieso das Unternehmen ein neues System eingeführt und Change vorangetrieben hat, antworten diese meist: „Es wurde uns von oben angeschafft.

Was folgt, ist die Umsetzung und damit die Realität. Die ersten Wochen nach der Inbetriebnahme des neuen Systems sind hart: Keiner weiß, wann der Arbeitstag vorbei sein wird, aber am Ende des Tages wird die Arbeit irgendwie erledigt. Die Teams sind von den Vorteilen der Veränderung nicht überzeugt, fokussieren sich auf jene Aspekte, die ihre Arbeit komplizierter machen und entwickeln eine Abneigung gegenüber der Transformation. Ihre Vorgesetzten zögern, diese Vorbehalte aufzugreifen, weil sie befürchten, nicht die passenden Gegenargumente parat zu haben. Die Motivation sinkt, Mitarbeiter:innen kündigen und Fachwissen geht verloren. Diesen Verlust an Ressourcen zu kompensieren, ist nicht nur kostspielig, sondern auch höchst ineffizient. 

Die Frage, die sich die Verantwortlichen zu Beginn eines jeden Transformationsprojektes stellen müssen, lautet: Wie kann ein neues System ohne einen dazu befähigten End-User nützlich sein? Die Antwort lautet: Es ist unnütz. Die simple Konsequenz: Jede Person, die mit einem neuen System interagiert, muss es verstehen! Das bedeutet nicht, dass jede/r Einzelne in einem Unternehmen jeden Aspekt einer neuen Arbeitsweise kennen muss. Aber jede/r sollte informiert sein, sich Wissen aneignen und im besten Fall den Grund für die Umstellung kennen. Wenn Menschen die Notwendigkeit einer Veränderung verstehen, handeln die meisten auch in diesem Sinne.

Ohne das Team kann sich nichts verändern

Vielen Mitarbeiter:innen fällt es schwer, die Gründe für eine Veränderung zu formulieren, wodurch sie diese nicht unterstützen. Daher konzentriert sich Change Management auch auf die Menschen. Es vereinfacht Komplexität und stellt sicher, dass die einzelnen Gruppen ihre relevanten Informationen in den entsprechenden Portionen erhalten. 

Stellen Sie sich vor, Sie fragen einen Manager, warum sein Unternehmen ein neues System einführt und er hält eine dreiminütige Rede, in welcher er das Bild einer besseren Zukunft beschreibt.

Dieser Manager wird wahrscheinlich eine treibende Kraft sein, die das Unternehmen in die richtige Richtung lenkt.

Wir, das Portfolio- & Programme Management-Team von PwC, konzentrieren uns auf den menschlichen Aspekt in Transformationen und entwickeln gemeinsam mit Organisationen Missionen, die auf die Teammitglieder abgestimmt sind. Unser Ansatz baut auf den folgenden vier Säulen auf:

  • Zielgruppenspezifische Kommunikation
    Vermittlung der Vision und des Business-Values durch zielgruppenspezifische Kommunikationskanäle und    -maßnahmen
  • Individuelles Trainingskonzept
    Qualifizierung basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen und nicht mit Gießkannenprinzip
  • 360-Grad-Stakeholder-Management
    Stakeholder befähigen, den Wandel zu antizipieren, zu gestalten und zu beschleunigen
  • Adoption Support
    Sicherstellung des Transformationserfolgs durch projektphasenspezifische Unterstützungsmodelle

Die Mitarbeiter:innen werden von Anfang an auf der Reise der Transformation mitgenommen und begeistert. Betroffene werden dadurch zu Beteiligten und unterstützen den Prozess aktiv.

Fast jedes Unternehmen sieht sich früher oder später mit der Notwendigkeit konfrontiert, Prozesse oder Produkte zu optimieren, um auf dem Markt relevant zu bleiben. Diese Herausforderungen tauchen häufiger auf als je zuvor, da die Geschwindigkeit für neue Geschäftsmodelle kontinuierlich zunimmt. Jede Transformation ist mit Risiken verbunden und jedes einzelne Mitglied eines Unternehmens kann bei den damit einhergehenden Aufgaben eine wichtige Hilfe sein.

Autor:innen:
Nicole Hackl
Senior Manager, Head of Portfolio & Programme Management (PPM) at PwC AT

Roland Ruhm
Associate, Portfolio & Programme Management (PPM) at PwC AT

Besuchen Sie uns unter
https://www.pwc.at/de/dienstleistungen/unternehmensberatung/portfolio—-programm-management–ppm-.html

[1] Harvard Business Review, 2021, The Secret Behind Successful Corporate Transformations, https://hbr-org.cdn.ampproject.org/c/s/hbr.org/amp/2021/09/the-secret-behind-successful-corporate-transformations