Ein Leitfaden für die erfolgreiche Projektdurchführung

Das Ziel eines Projektes zu kennen ist einer der wichtigsten und schwierigsten Schritte für erfolgreiches Projektmanagement. Unabhängig davon ob Projektleiter:innen, Projektsponsoren oder Projektmitarbeiter:innen: jede:r braucht ihn, einen „Stern zur Orientierung“. Er dient dazu, die strategischen Ziele der Organisation als auch der Projektsponsoren zu artikulieren und zu formulieren. Durch ihn kann eine Zielrichtung definiert werden, die in der alltäglichen Projektarbeit immer wieder herangezogen werden kann, um die Notwendigkeit von Aktivitäten zu verifizieren. Bei einer Projektvision, ähnlich auch wie bei einer Unternehmensvision, geht es darum einen Zielzustand zu beschreiben, der die Mitarbeiter:innen inspiriert und motiviert.

So zumindest das Sollbild. Die Realität sieht allerdings vielfach anders aus. So sind laut Studien von PMI 60 % der Projekte nicht auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet, was wiederum zu einem wesentlichen Wertschöpfungsverlust führt. Mitarbeiter:innen fehlt das Verständnis für den Mehraufwand bei neuen Projekten und Transformationen scheitern.

Damit sich das ändert, müssen Projektleiter:innen von Anfang an verstehen, wie wichtig klare Ziele, Visionen und Ausrichtungen von Projekten sind. Sie sind häufig darauf trainiert, einen Projektauftrag innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens auszuführen. Hierbei verlassen sie sich darauf, dass die Auftraggeber:innen diesen Rahmen im Einklang mit der Unternehmensvision und den strategischen Zielen formuliert haben. Studienergebnisse zeigen aber, dass dies häufig nicht der Fall ist. Projektleiter:innen müssen sich daher weiterentwickeln und gerade bei strategisch wichtigen Projekten in eine Führungsrolle wechseln. Es liegt an ihnen, das Projekt und dessen Herausforderungen zu verstehen. Dabei geht es nicht darum für den Auftraggeber eine Vision zu erarbeiten. Der Fokus sollte viel eher darauf liegen, den Prozess der Visionserstellung zu begleiten, zu führen und im Einklang mit den strategischen Zielen und Nicht-Zielen zum Abschluss zu bringen.

Wir, das Portfolio & Programm Management-Team von PwC Österreich, unterstützen Sie dabei, Ihre Kompetenzen aus dem Projektmanagement mit den strategischen Zielen des Unternehmens zu verbinden. Diese Kompetenzen sind gerade in den von uns begleiteten Projekten rund um ESG, HR- und Finance Transformation besonders wichtig. Aus diesem Grund setzen wir in unseren Projekten auf vier Schritte zur Definition einer Projektvision:

  • Strukturierte und klare Vorbereitung
    Analyse der Unternehmensvision und ihrer strategischen Zielrichtungen. Mapping der durch den Projektsponsor definierten Projektziele zur Unternehmensvision.

  • Einbindung des Projektteams
    Im Rahmen eines Workshops definieren wir gemeinsam mit dem Projektteam deren individuelle Definition des Ziel-Zustands.
  • Fünf Schlüsselelemente für den Erfolg
    Die Projektmitglieder definieren den Zielzustand. Ihre Aussagen werden geclustert, sich überschneidende Aussagen werden herausgefiltert. Ziel ist es, fünf prägnante Aussagen zu finden, mit denen sich das Team identifiziert.
  • Formulierung der Vision
    Im letzten Schritt definieren wir 1–2 Sätze, die diese fünf Elemente vereinen. Hierbei ist es hilfreich sich Zeit zu nehmen und diesen letzten Schritt nicht zu überhasten.

Verwendung der Vision:

  • Implementierung der Vision
    Diese formulierte Vision kann nun in unterschiedlichen Bereichen des Projekts zur Anwendung kommen. Einerseits kann sie regelmäßig als Kontrollinstanz zur Überprüfung neuer Anforderungen herangezogen werden, andererseits ist sie auch im Change-Management ein wichtiges Element um die betroffenen Mitarbeiter:innen frühzeitig vorzubereiten.

 

Großer Vorteil: Die Mitarbeiter:innen werden von Anfang an mitgenommen und können sich mit dem Ziel identifizieren. Das begeistert und motiviert vom ersten Tag an.

Quellen:

https://www.pmi.org/learning/library/aligning-projects-corporate-strategy-performance-8074

Cabanis-Brewin, J. & Pennypacker, J. S. (2006). Best practices for aligning projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—North America, Seattle, WA. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

 

 Autor:innen:

Nicole Hackl, Senior Manager
Head of Portfolio & Programme Management (PPM) at PwC AT

Manuel Güttl, Senior Associate
Portfolio & Programme Management (PPM) at PwC AT

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