Warum die Verwendung von Standard-Prozessmodellen im Prozessmanagement klare Vorteile birgt

Management Organisationen verwenden eine Vielzahl von Rahmenwerken und Modellen, um die Verbindungen zwischen Arbeitsabläufen, Management und Strategie zu strukturieren und darzustellen. Prozessmodelle helfen bei der Lösung von Konflikten, bei der Rationalisierung von Investitionen, bei der Unterstützung der strategischen Planung und bei der Vermittlung der zu erledigenden Aufgaben sowie der kontextuellen Beziehungen zwischen den verschiedenen beteiligten Parteien. Solche Modelle unterstützen und informieren auch über Messungen, Verbesserungsmaßnahmen und die Automatisierung der Arbeit.

Prozessmodelle von APQC (American Productivity & Quality Center) oder NRF (National Retail Federation) sind Beispiele für Prozessmodelle. Es handelt sich um „hierarchische Zerlegungen“ eines Unternehmens, die die Arbeit einer Organisation in Form von Prozessgruppen, Prozessen und Aktivitäten beschreiben. Die Verwendung als Modell ermöglicht es Führungskräften und Manager:innen, das komplexe Netzwerk von Aktivitäten zu visualisieren, das sie zu verstehen, zu verwalten und zu verbessern versuchen. Rahmenwerke wie diese werden häufig zum Benchmarking, zur Verwaltung von Inhalten und zur Definition von Prozessen verwendet.

Oft bestehen aber auch bereits unternehmenseigene Prozessmodelle, in denen die Beziehungen zwischen den verschiedenen Prozessen in einer Organisation auf hoher Ebene – das „Wie“ – dargestellt werden. Ein Unternehmensprozessmodell wird in vielen Fällen als Prozesslandkarte betrachtet, die auch das unterstützende Prozesswissen der Organisation enthält. Es stellt die grundlegenden Karten der Geschäftsprozesse dar, organisiert aber auch Daten und Informationen, die mit jedem Teil des Prozesses zusammenhängen. Oft sind die Prozesse in Unternehmen nur teilweise verlinkt. Nur selten gibt es durchgehende end- to end-Verlinkungen über Abteilungen hinweg.

Ein Prozessmodell ist ein klar definierter Rahmen oder Container, den ein Unternehmen zur Organisation von Informationen, Daten, Verfahren, Plänen, Rollen, Zuständigkeiten und vielem mehr verwenden kann. Prozessmodelle sind unerlässlich, um einen Nutzen durch Prozessmanagement zu generieren. Ohne Prozessmodelle kann eine Überprüfung der Prozessabbildungen auf Vollständigkeit nur schwer erfolgen. Weiters sind die strukturierte Verlinkung und Benchmarking erschwert. Und ohne eine genaue Darstellung des aktuellen Zustands eines Prozesses könnte dieser natürlich auch nicht mit Techniken wie Six Sigma, Lean und Kaizen verbessert werden.

 

Initiale Einführung

Das Standardmodell als Start.
Die Verwendung bereits vorhandener Modelle ermöglicht eine bessere Abstimmung und erleichtert den Vergleich mit anderen Unternehmen. Verwenden Sie zunächst ein Standardmodell und eine Standardterminologie. Passen Sie es dann an die Besonderheiten Ihrer Prozesse an. Durch die Verwendung eines anerkannten Standardmodells gewinnen Sie an Glaubwürdigkeit und können auch skeptische Personen überzeugen. Nur wenige Unternehmen können ein Modell implementieren, ohne im Laufe der Zeit einige Änderungen vorzunehmen, aber je umfangreicher die Anpassungen sind, desto schwieriger wird es, Prozesse anhand des Modells zu bewerten und zu vergleichen. Bewahren Sie stets genaue Abbildungen auf, die den ursprünglichen Standard mit dem angepassten Rahmen verbinden.

Alternativ wird manchmal das Prozessmodell eines einzuführenden oder bereits eingeführten Softwaresystems z. B. eines ERP-Systems herangezogen. Dies hat den Vorteil, dass die begriffliche Referenz zu den Standardprozessen im Softwareprodukt erleichtert ist. Andererseits sind diese Softwaresystem-spezifischen Prozessmodelle vom Hersteller der Software entsprechend der Stärken und Schwächen des Systems oft einseitig ausgestaltet und wichtige Teile könnten gänzlich fehlen. Daher ist es meist empfehlenswert mit einem nicht-herstellerspezifischen Standardmodell zu arbeiten.

Das Rad nicht neu erfinden – Modelle nur anpassen wenn nötig. Unternehmen wollen die Modelle oft genau an ihre Bedürfnisse anpassen, bevor sie sie implementieren. Die meisten Unternehmen stellen jedoch fest, dass die Änderungen, die sie für notwendig hielten, in Wirklichkeit nicht die bestmöglichen Modifikationen sind. Unternehmen sind besser dran, wenn sie sich so eng wie möglich an den ursprünglichen Standard halten und das Modell in die Praxis umsetzen. Sobald die Mitarbeitenden Zeit hatten, nach dem Modell zu arbeiten, kann die Organisation Feedback einholen, um festzustellen, welche Änderungen notwendig sind.

 

Nachhaltiges Prozessmanagement

Zentralisierung der Verantwortung für die Prozessmodelle.
Indem Sie die Pflege der Prozessmodelle einer zentralen Gruppe (oft als Kompetenzzentrum bezeichnet) übertragen, stellen Sie sicher, dass das gesamte Unternehmen mit einer einzigen Version der Wahrheit arbeitet. Eine zentrale Gruppe kann verhindern, dass Abteilungen Ad-hoc-Änderungen vornehmen, die sich negativ auf andere Teile des Unternehmens auswirken. Einzelne Personen oder Abteilungen können Änderungen vorschlagen und einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung der Modelle leisten, aber die zentrale Gruppe dient als Wachdienst mit einem umfassenden Überblick über das Zusammenspiel aller Prozesse. Die Gruppe ist auch auf die Verwendung der Werkzeuge spezialisiert, die der Organisation für die Modellierung zur Verfügung stehen, und koordiniert manchmal die Schulungen zu diesen Werkzeugen.

Zeit um Maßnahmen am Modell abzustimmen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Ursachen für Ihre Geschäftsprobleme und -ergebnisse messen. Verwenden Sie ein Prozessmodell, um die Ergebnisse auf die Inputs zurückzuführen, die zu diesen Ergebnissen geführt haben, und messen Sie diese Inputs, um die Ergebnisse proaktiv zu verbessern. Viele Modelle helfen Unternehmen dabei, Maßnahmen zu verfolgen und zu organisieren. Messen Sie nicht nur die operativen Prozesse, sondern auch die Einhaltung des Modells durch die Organisation. Stellen Sie fest, wo sich die Mitarbeitenden nicht an den Modellstandard halten und entscheiden Sie, was geändert werden muss: die Arbeitsweise oder das Modell. Verwenden Sie Maßnahmen/Scorecards, um die Anwendung und das Bewusstsein für das Modell zu fördern.

Der Einsatz von technologischen Hilfsmitteln erhöht die Usability und den Wert von Prozessmodellen. Ohne Technologie haben Organisationen Schwierigkeiten Prozessmodelle zu pflegen. IT-Anwendungen können den Aufwand für die Darstellung, Kommunikation und Aktualisierung von Prozessen, für die Überprüfung von Messungen und für das Verständnis des Zusammenspiels von Prozessen verringern. Die heutigen IT-Systeme sind so leistungsfähig, dass Unternehmen große Vorteile einbüßen, wenn sie ihre technologischen Optionen nicht sorgfältig prüfen. Da es so viele verschiedene Arten von Prozessmodellierungswerkzeugen gibt, sollte die Entscheidung erst dann getroffen werden, wenn das Unternehmen den Kontext und die Anforderungen für die Implementierung vollständig verstanden hat. Unternehmen sollten IT-Tools nur dort einsetzen, wo es sinnvoll ist. Einfachheit und Anwendbarkeit sind der Schlüssel. Setzen Sie IT-Tools dort ein, wo sie verwendet werden und die Ziele der Organisation fördern.

 

Fazit

Der Versuch, Prozessmanagement ohne Modell einzuführen, ist ein verlorener Kampf. Modelle machen abstrakte, komplexe Prozesse greifbarer und veranschaulichen konkret, wie Prozesse funktionieren und wie sie zusammenpassen. Wenn eine Organisation das Zusammenspiel ihrer Prozesse visualisieren kann, kann sie Verbesserungsprojekte besser koordinieren, Maßnahmen auswählen und das Personal entsprechend steuern. Prozessmodelle können Organisationen dabei helfen, einen größtmöglichen Nutzen aus dem Prozessmanagement zu ziehen.

 

 Autor: Elmar Rudelstorfer

Quellen:

https://www.apqc.org/

APQC: Best Practices in Process Models

https://nrf.com/