Ein Integrated Management System ist ein umfassendes Managementsystem, das verschiedene Managementsysteme wie Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Gesundheits- und Arbeitssicherheitsmanagement oder Energie- und Risikomanagement integriert.

Das IMS besteht aus einer Reihe von Prozessen, Verfahren, Dokumenten, Aufzeichnungen und Überwachungssystemen, die darauf abzielen, die Organisation zu steuern und zu kontrollieren. Durch die Integration von Prozessoptimierung/ Benchmarking, ESG und ISO 9001 (oder anderer ISO-Prinzipien im Prozessmanagement) können Organisationen ihre Prozesse nicht nur effizient und effektiv gestalten, sondern auch umwelt- und sozialverträglich machen. Dadurch kann die Gesamtleistung verbessert, das Vertrauen der Stakeholder gestärkt und Risiken reduziert werden.

Das IMS ist so konzipiert, dass es Ressourcen effizienter nutzt, indem es Redundanzen minimiert und Konsistenz und Integration zwischen den einzelnen Managementsystemen sicherstellt.

Ein IMS kann auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden und umfasst in der Regel auch ein kontinuierliches Verbesserungsprogramm, das sicherstellt, dass die Prozesse und Verfahren kontinuierlich überprüft und optimiert werden. Dadurch können Unternehmen ihre betrieblichen Abläufe rationalisieren, Kosten senken, die Effektivität und Effizienz von Managementsystemen verbessern, die Konformität mit internationalen Normen und Vorschriften sicherstellen und die Umwelt- und Arbeitssicherheitsleistung verbessern. Außerdem kann ein IMS dazu beitragen, dass Unternehmen ihre soziale Verantwortung wahrnehmen und sich mit den Anforderungen von ESG-Kriterien auseinandersetzen.

Um die Leistung im Rahmen von Prozessoptimierung/ Benchmarking, ESG und ISO-Prinzipien zu messen, kann das KPI-Tracking im IMS erfolgen.

Vorab raten wir, zu prüfen, ob die ISO-Zertifizierung einen ausreichenden Mehrwert für das Unternehmen bietet.  Eine ISO-Zertifizierung wird aufgrund der Außenwirkung oft als Mittel genutzt, die eigene Marke zu positionieren bzw. weiterzuentwickeln. Wird dies durch die mangelnde Wahrnehmung der Zertifizierung durch die Geschäftspartner nicht ausreichend erreicht, kann dieser Zweck verfehlt werden. Außerdem kann eine Zertifizierung, aufgrund der damit verbundenen Aufwände ein Hindernis für die Weiterentwicklung der Prozesse im kontinuierlichen Verbesserungsprozess darstellen.

Prüfung der Anforderungen an ein IMS: Benötigt die Organisation wirklich ein IMS? Ist vielleicht ein reines Prozessmodellierungs- und Tracking-Tool ausreichend oder entspricht ein Qualitätsmanagement-Tool den Anforderungen?

Die Notwendigkeit der Implementierung eines IMS wird am ehesten dann positiv beurteilt, wenn mehrere Bereiche (Prozessoptimierung, ESG-Tracking, ISO-Zertifizierung, etc.) parallel abgedeckt werden sollen. Sollte einer dieser Bereiche den Fokus erhalten, ist dies bei der Auswahl des Systems zu berücksichtigen. Die Auswahl und Implementierung eines geeigneten Systems erfolgt am besten zuerst, damit die nachfolgenden Schritte bereits im System erfolgen können. Dabei sind die Definition der Stakeholder und Nutzer:innen, sowie Ziele, die Ableitung von Kriterien für das System, die Überprüfung der Features der Systeme und weitere Aspekte zu berücksichtigen.

 

Bei der Verwendung sind folgende Schritte zu empfehlen:

 

1. Identifizierung eines relevanten Prozess-Frameworks.

2. Modellierung der Ist-Prozesse und Zuordnung zum Framework.

3. Definition der KPIs, die bei jedem der drei Prinzipien (Prozessoptimierung/ Benchmarking, ESG, und ISO-Zertifizierung) am relevantesten für Ihre Organisation sind. Dadurch wird der Fokus auf die wichtigsten Metriken gelegt. Berücksichtigen Sie hierbei, welche Berichte generiert werden sollen.

 4. Zuordnung der identifizierten, relevanten KPIs zu den organisatorischen Prozessen. Dies hilft zu verstehen, welche Prozesse am wichtigsten sind, um die Ziele zu erreichen, und welche KPIs priorisiert werden sollten.

5. Definition und Entwicklung eines Systems zur Verfolgung der KPIs, die mit jedem Prozess verbunden sind. Dies könnte die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen oder spezialisierten Softwarelösungen, z. B. Prozess Mining Programme, umfassen. Stellen Sie sicher, dass das Tracking-System einfach zu bedienen ist und handlungsorientierte Erkenntnisse liefert.

 6. Modellierung der Soll-Prozesse innerhalb des Frameworks, so dass ein Ist- vs. Soll-Vergleich bzw. ein Monitoring der Entwicklung möglich ist.

 7. Implementierung der Soll-Prozesse und Generierung der KPIs. Die Daten, die im System gesammelt wurden – insbesondere die KPIs, werden verwendet, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Anpassungen an den Prozessen und KPIs werden bei Bedarf vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Organisation kontinuierlich ihre Leistung verbessert.

    Gerne unterstützen wir Sie bei den oben dargestellten Schritten – bei der Implementierung und Weiterentwicklung von Prozess Management sowie bei der Verfügbarkeit von Vergleichszahlen für das Benchmarking.

     

    Autor: Elmar Rudelstorfer 

    Quellen:
    https://de.wikipedia.org/wiki/Integriertes_Managementsystem