Project-Excellence in einer Welt komplexer und dynamischer Märkte

Die Kunst, Projekte durch das Verstehen zukünftiger Trends erfolgreich zu gestalten.

Aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung und der dynamischen Wirtschaftsmärkte sind die Anforderungen an Organisationen und Unternehmen, die richtigen Projekte pünktlich im Zeitrahmen zum geplanten Budget und in höchster Qualität zu liefern, deutlich gestiegen. Immer mehr Unternehmen sind mit großen Transformationsprojekten durch neue Technologien, komplexe Kundenanforderungen und schnelllebige Arbeitswelten konfrontiert. Um diesen Anforderungen in der neuen BANI-Welt (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) gerecht zu werden und Projekte von morgen zum Erfolg zu führen, ist neben umfassender Fachexpertise und Methoden-Know-how auch die Interpretation von Zukunftstrends ausschlaggebend. Wir begleiten Ihre Projekte – von der Strategie bis zur Umsetzung.

Folgende Punkte könnten in Zukunft ausschlaggebend für Project-Excellence werden: 

Die Wahl der richtigen Methodik: Klassisch, agil oder hybrid?

Da rein klassisches Projektmanagement in der Vergangenheit oftmals die gewünschten Projektziele nicht erreicht hat und Projekte komplett gescheitert sind, müssen sich immer mehr Unternehmen mit der richtigen Methodik auseinandersetzen. Gründe für das Scheitern sind unter anderem zu hohe Entwicklungskosten, mangelnde Flexibilität oder unzureichender Kundenfokus. Die nachfolgende Abbildung visualisiert einen starken Trend in Richtung Agilität und einen hybriden Einsatz der Methoden. Während Projekte vor zwanzig Jahren noch beinahe ausschließlich „konstant klassisch“ durchgeführt wurden, sind es heute nur mehr etwa 9 Prozent. Auffällig ist hierbei auch, dass bereits beinahe die Hälfte der Projekte hybrid durchgeführt werden.

Durch umfangreiche Transformationen sind Unternehmen zudem auch von steigender Komplexität im Portfolio- & Programme-Management (PPM) betroffen. Dadurch ist es essenziell geworden, sowohl die richtige Auswahl und strategische Priorisierung der Programme & Projekte zu treffen, als auch über ein tiefes Methodenverständnis zu verfügen. Agiles Know-how ist dabei zur Grundvoraussetzung geworden und wird zunehmend von Unternehmen als ganzheitlicher Transformationsansatz anstatt als reine Projektmanagementmethode eingesetzt.

In unserer heutigen und zukünftigen Welt ist es entscheidend, die Projektqualität durch die Nutzung neuester Technologien wie AI und Softwaretools bei gleichzeitiger Kostenoptimierung stetig zu steigern. Projektmanager:innen der Zukunft müssen zur Erreichung des betriebswirtschaftlichen Optimums daher technisch versiert sein, um die umfangreichen Potentiale diverser Technologien effizient nutzen zu können.

Folgende Vorteile ergeben sich für Unternehmen durch die Anwendung von Artificial Intelligence in Projekten:

– Automatisierung von repetitiven Aufgaben: Durch AI können Aufgaben mit hoher Wiederholungsfrequenz automatisiert werden und Ressourcen freigesetzt werden, wodurch sich die Projektmitarbeiter:innen vermehrt auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Die Automation findet hierbei oft in Form von Robotic Process Automation (RPA), Chat-Bot Aisstants oder Predictive Analytics Tools statt.

– Riskmanagement: Durch einen holistischen Ansatz werden umfangreiche Analysen und Auswertungen historischer und geplanter SOLL-Daten ermöglicht. Dies ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Risiken und die proaktive Einleitung von Maßnahmen.

– Echtzeitanalysen: AI-Systeme können Live-Daten aus verschiedenen Datenquellen auswerten und die Ergebnisse live in verknüpfter Projektmanagementsoftware reporten. Dadurch sind Projektmanger:innen und Mitarbeiter:innen ständig am aktuellen Stand und können durch einen vereinfachten Decision-Making-Process fundierte Entscheidungen treffen.

– Szenario & Impact Analysen: Aufwendige Planungsszenarien und What-If-Analysen können durch den Einsatz von AI-Programmen deutlich beschleunigt werden.

– Ressourcenplanung: Die Fähigkeit von AI, Abhängigkeiten zu erkennen und Daten auszuwerten kann sowohl in der Planung von Workpackages und Team-Setups als auch im Project-Flagging unterstützen. 

New Ways of Working im Projektmanagement und Projektmanagement für New Work

„Projektmanagement befindet sich erst am Anfang der New Ways of Working. Vor allem durch die Kombination des agilen Ansatzes mit Technologien wie Virtual Reality, Augmented Reality oder Metaverse sehe ich großes Zukunftspotenzial, um die Projektarbeit einerseits durch Distributed-Teams effizienter zu gestalten und andererseits Aufgaben durch Virtual Remote Work Sessions abwechslungsreicher und interaktiver zu gestalten. Diese Technologien bieten darüber hinaus das Potenzial, den kunden- und projektspezifischen Tasks viel mehr Fokus zu widmen.“

– Luka Petek, Manager, PwC Österreich

Durch den richtigen Einsatz von virtuellen Teams und Remote Work Methoden wird es für Projektmanager:innen möglich, Multiprojektmanagement zu betreiben und somit zeitoptimiert an mehreren Projekten zu arbeiten. Außerdem ist es möglich, Teams in verschieden Ländern zu steuern und zu leiten. Zusätzlich lassen sich durch live Offshore-Dienstleistungen gewisse Projektaufgaben outsourcen, wodurch eine Effizienzsteigerung realisiert wird. Die Anforderung an das Projektmanagement ist hierbei, eine hybride Lösung zu finden, welche eine gesunde Balance zwischen virtueller und Präsenzarbeit vereinbart, um wichtige menschliche Interaktionen, Kundennähe und den Teamgeist nicht zu verlieren. Folgende Fähigkeiten und Kompetenzen müssen Projektmanager:innen der Zukunft mitbringen, um den New Ways of Working gerecht zu werden:

– Projektmanager:innen agieren als Moderator und Designer
– verfügen über ausgezeichnete Stakeholder Management Skills;
– vermitteln eine positive Einstellung zu Change;
– besitzen ein agiles Mindset
– besitzen eine breite Expertise in Projektmanagementmethoden- und IT-Tools;
– beherrschen einen Führungsstil balanciert aus Soft- und Hard-Skills;
– vermitteln Empathie und Kundennähe

Zusammenfassend lassen sich somit folgende Trends erkennen:  

“Traditionelle” Projektmanager:innen werden von Teams zunehmend für Führungs-, Innovations- und People-Skills geschätzt, wodurch die traditionelle Rolle immer mehr mit der Rolle des Scrum Masters verschmilzt. Darüber hinaus lässt sich in Projekten erkennen, dass die Agilität langsam, aber sicher über den Rand der Methodologie hinauswächst und nicht nur Silodenken in Unternehmen zu Value Streams transformiert, sondern auch einen maßgeblichen Treiber für Organisations- und Kulturwandel darstellt.   

Autoren:
Luka Petek (AT)
Florian Lachmayr (AT)

Quellen:
PwC x IPMA: Artificial Intelligence impact in Project Management
PMI x Hochschule Koblenz: Status Quo (Scaled) Agile.