Das Jahr 2023 markierte einen Wendepunkt bei der Integration Künstlicher Intelligenz (KI) in verschiedene Aspekte unseres beruflichen und alltäglichen Lebens. Auch 2024 stellt die Ausweitung in die verschiedensten Geschäftsbereiche weiterhin eine disruptive Transformation dar. In diesem Zusammenhang gewinnt das Change Management eine besondere Bedeutung. Es umfasst die Vorbereitung der Stakeholder auf bevorstehende Veränderungen sowie das Management und die Bewältigung von emotionalem Widerstand, um Betroffene zu Beteiligten zu machen und die gewünschten Transformationsziele zu erreichen.

Dabei ist auch das Change Management selbst von der Ausbreitung von KI betroffen und kann von deren Einsatz profitieren. Laut einer Umfrage von Prosci (2024) nutzen jedoch nur rund die Hälfte der befragten Change Manager:innen KI in ihrer aktuellen, täglichen Arbeit. Wie in vielen Bereichen liegt dies oftmals an Unsicherheit, fehlendem Wissen oder mangelnder Reife in der Organisation.

 

KI-Trends, die die Zukunft des Change Managements prägen werden

Diejenigen, die KI bereits in ihre Change Management-Aktivitäten integriert haben, berichten von bemerkenswerten Vorteilen und Effizienzsteigerungen, von der Datenanalyse bis hin zur Unterstützung der Kommunikation. Die Anwendungsfelder von KI im Change Management sind breit gefächert:

1. Automatisierung von Prozessen und mehr Zeit für menschenzentrierte Aufgaben:

Durch den Einsatz von KI kann der Zeitaufwand für repetitive Aufgaben wie z.B. die Pflege von Kommunikationsplänen oder die Zusammenfassung von Abstimmungen reduziert werden. Dies ermöglicht Mitarbeitenden, mehr Zeit und Ressourcen für strategische und kreative Aufgaben zur Verfügung zu haben und trägt zur besseren Einschätzung der Auswirkungen von Veränderungen bei.

2. Gezieltere Ideengenerierung zur schnelleren Erarbeitung und höherem Personalisierungsgrad von Change-Initiativen:

KI bietet eine effektive Unterstützung, um Ideen für Change Management-Maßnahmen schneller und gezielter zu generieren. Sie unterstützt bei der Entwicklung und Formulierung von zielgruppenorientierten Kommunikationsmaßnahmen, um den Nutzen der Veränderung für die Betroffenen verständlich zu vermitteln.

Zudem können Change Manager:innen durch die Analyse von Verhaltensdaten und individueller Präferenzen maßgeschneiderte Initiativen entwickeln, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen der Zielgruppe zugeschnitten sind.

KI kann auch bei Trainingsmaßnahmen eingesetzt werden, indem sie beispielsweise bei der Suche nach häufig gestellten Fragen (FAQs) unterstützt. Dies ermöglicht eine schnellere und effizientere Bereitstellung von Informationen und gezielte Wissensvermittlung.

3. Simulationen und Augmented Intelligence zur Unterstützung von Entscheidungsträger: innen:

Durch die Automatisierung von Simulationen und Einschätzungen über die Auswirkungen von Veränderungen sowie die Analyse unterschiedlicher Szenarien im Vorfeld können Entscheidungsträger:innen effektiv unterstützt werden. Während KI-Systeme hier eine deutliche Arbeitserleichterung ermöglichen, wird die menschliche Intelligenz weiterhin nicht unverzichtbar sein. Die Kombination beider ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg.

Entscheidungsträger:innen werden durch relevante Daten bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt und können unterschiedliche Optionen besser bewerten und entsprechende Empfehlungen ableiten. Dadurch kann der Mensch gezielter in den Mittelpunkt der Transformation gestellt werden.

Praxistipp:

Obwohl KI Effizienzsteigerungen schnellere Ideengenerierung und verbesserte Entscheidungsgrundlagen verspricht, kann sie menschliche Komponenten wie Neugier, kritische Reflexion und gemeinsames Brainstorming nicht ersetzen (PwC, 2023a). Daher sollten Change Manager:innen und Führungskräfte reflektieren, wie KI im Tagesgeschäft intelligent eingesetzt werden kann. Durch den Fokus auf Menschlichkeit, die Förderung eines Growth Mindsets, das Teilen von Wissen und die Berücksichtigung von Feedback können Organisationen und Mitarbeitende erfolgreich durch die Transformation in einer zunehmend volatilen und schnelllebigen Geschäftsumgebung begleitet werden (PwC, 2023b).

Zusammengefasst bietet der Einsatz von KI im Change Management eine Vielzahl an Chancen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität, während gleichzeitig der Fokus auf den Menschen gerichtet bleibt. Genau aus diesem Grund ist es unumgänglich, dass sich Change Manager:innen mit den Funktionalitäten von KI vertraut machen und KI als Chance und Unterstützung sehen, um die zwischenmenschliche Komponente von Change weiterhin zu stärken.

 

Autorinnen:
Nicole Hackl, Senior Manager
Katharina Puchmüller, Manager
Anna Koshkina, Associate

Portfolio- & Programme Management (PPM) and Change Management

Quellen:

Prosci, 2024, AI in Change Management: Early Findings, Challenges and Opportunities

PwC, 2023a, The art of leading in the AI age

PwC, 2023b, Do you have an “early days” generative AI strategy?