The Magic Of Centralised Content Management

Was ist Content Management?

In der heutigen Zeit kommt kein Unternehmen um das Thema Content Management herum. Auf Wikipedia wird „Content Management“ folgendermaßen definiert:

„Content management (CM) refers to a set of processes and technologies that support the collection, management, and publishing of information in any form or medium. When stored and accessed via computers, this information may be more specifically referred to as digital content, or simply as content.“ – Demnach handelt es sich bei „Content“ um jede Art von digitalen Informationen, wie Bilder, Videos, Text-Elemente, Code-Snippets usw.

In der digitalen Landschaft moderner Unternehmen stellt dies eine Herausforderung dar, da zahlreiche Abteilungen und digitale Anwendungen auf diese Inhalte zugreifen müssen. Webseiten, mobile Apps oder Marketing-Systeme sind nur einige Beispiele, bei denen auf digitale Unternehmensinhalte zurückgegriffen wird, um sie den Konsumenten zugänglich zu machen. Dabei ist es unerlässlich, dass die Inhalte immer auf dem aktuellsten Stand sind und Änderungen – wie z. B. ein geändertes Bild oder Textbaustein – schnell vorgenommen werden können. Dies kann im Unternehmensalltag oft zu Herausforderungen führen.

Content Management als Herausforderung in Unternehmen

In der „Content Supply Chain“ sind in der Regel verschiedene Stakeholder involviert – z. B. das Kreativ-Team oder externe Agenturen für die Erstellung, die Marketingabteilung für die Abnahme und Überarbeitung sowie die IT-Abteilung für die Distribution auf der Webseite oder in mobilen Apps. Dadurch gibt es zwangsläufig viele Knotenpunkte und mögliche Verzögerungen.

Ein weiteres Problem stellt der Weg durch die Systeme dar, den die Content-Stücke zurücklegen müssen, bevor sie ihr endgültiges Ziel erreichen.

Ein Beispiel: Eine mobile App benötigt ein neues Header-Bild. Dieses wird von der Kreativ-Abteilung entworfen und an das Marketing-Team weitergeleitet. Nach Rücksprache und Feedback geht es an die IT-Abteilung. Diese lädt das Bild in das Content-Repository hoch, wodurch es in der App angezeigt wird. Dabei stellt die IT jedoch fest, dass die Auflösung oder Dimensionen nicht stimmen. Das Bild geht zurück zum Marketing-Team, welches wiederum das Kreativ-Team informiert, welches die Anpassungen durchführt und der Weg zurück beginnt. Diese Wege sind in vielen Unternehmen gelebte Praxis und ein erheblicher Dämpfer für Effektivität und Produktivität. Vor allem, wenn Inhalte in mehreren Systemen gleichzeitig gepflegt werden müssen, führt dies zu verschiedenen Herausforderungen:

– Inkonsistenz und Fragmentierung: Durch die Vielzahl der Systeme wird es kompliziert, die Versionierung der Inhalte aufrechtzuerhalten.

– Effizienzprobleme: Zeitaufwändige Prozesse und redundante Arbeiten entstehen.

– Sicherheitsrisiken: Erhöhtes Risiko durch mehrere Zugangspunkte und Systeme.

– Probleme bei der Skalierung: Schwierigkeiten bei der Verwaltung einer wachsenden Content-Bibliothek.

Headless CMS als Effizienz-Booster und Orchestrierungstool

Funktionsweise

CMS (Content Management System) ist Marketer:innen meist im Zusammenhang mit Webseiten ein Begriff. Bekannte CMS wie WordPress sind oft „monolithische CMS“, also Komplettlösungen, mit denen Inhalte für Webseiten gespeichert, verwaltet und präsentiert werden können. Für einfache Anwendungen ist dies durchaus ein praktikabler Ansatz, da das Setup schnell und unkompliziert ist und wenig technische Expertise erfordert. Der Nachteil solcher Systeme ist jedoch, dass Anpassungen oder der Zugriff auf Inhalte meist stark eingeschränkt sind.

Je größer die digitale Landschaft eines Unternehmens ist und je mehr Systeme auf Inhalte zugreifen müssen, desto interessanter wird das Konzept eines „Headless CMS“. Wie bei herkömmlichen CMS erfolgt die Datenverwaltung über das Backend und die Inhalte werden in einer Datenbank gespeichert. Der Unterschied liegt darin, dass Headless CMS über APIs (Schnittstellen) in jeder Programmiersprache angesteuert werden können. Das bedeutet, dass verschiedene Systeme (z. B. Apps, Webseiten oder HTML-E-Mails) die Inhalte anfragen und die Headless CMS-Bibliothek die entsprechenden Inhalte zurückliefert.

Vorteile

Da das „Head“ (Frontend) vom Backend getrennt ist, können Headless CMS flexibel für verschiedene Frontend-Systeme verwendet werden. Dies bringt bei richtiger Nutzung zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

– Konsistenz: Einheitliche und konsistente Markenbotschaft über alle Kanäle hinweg.

– Effizienz und Geschwindigkeit: Schnellere und einfachere Veröffentlichung von Inhalten. Veränderungen lassen sich einfacher und schneller umsetzen, ohne dass z. B. komplette Webseiten neu geladen werden müssen.

– Flexibilität: Die Inhalte können flexibel über verschiedene und beliebig viele Medien ausgespielt werden. Die verwendete Programmiersprache ist unabhängig vom CMS.

– Skalierbarkeit: Headless CMS lassen sich einfach an wachsende Anforderungen und Content-Volumen anpassen und unterstützen das Multichannel-Marketing.

Nachteile und was beachtet werden muss

Natürlich haben Headless CMS auch Nachteile: Da ein Frontend fehlt, müssen zusätzliche Softwaresysteme betrieben werden – zum Beispiel ein Static Site Generator und meist auch ein Editor-Werkzeug mit Template-Engine. Eine Live-Vorschau von Inhalten ist nicht ohne weiteres möglich, da erst ein Build erforderlich ist.

Da IT-Ressourcen in den meisten Unternehmen begrenzt sind, ist es unerlässlich, klare Prozesse und Leitplanken zu definieren, um den Aufwand für die IT-Mitarbeiter:innen zu minimieren. Dabei sollten insbesondere folgende Punkte beachtet werden:

– Für das initiale Setup sowie die Bereitstellung von Inhalten ist IT-Support erforderlich. Die Prozesse müssen klar definiert sein, damit das Setup effizient und langfristig von Vorteil ist.

– Standardisierung der Content-Bezeichnungen: Klare Definitionen von Auflösung, Größe und Benennung der Inhalte seitens der Content-Erstellung sind unerlässlich, um die IT-Ressourcen zu schonen.

– Drag&Drop- bzw. WYSIWYG-Editoren, wie sie in vielen monolithischen CMS-Systemen üblich sind, sind im Headless CMS-Umfeld nur bedingt verfügbar. Das Austauschen einzelner Text-Elemente oder Bilder ist einfacher, jedoch erfordert die Veränderung der Grundstruktur einer Webseite mehr Aufwand.

Autor:
Oliver Aichinger (AT)